ビジネス文書研修ーわかりやすい文章の書き方を学ぶー

ビジネス文書の作成は、仕事をするうえで避けては通れないものです。例えば、報告書やビジネスメール、説明資料など、仕事には文書作成を必要とする場面が多くあります。しかしながら、わかりやすく書くことに苦手意識を持っている方も、少なくないのではないでしょうか。「わかりにくいから作り直して」と上司から指摘を受けることもあるでしょう。ビジネス文書をわかりやすくするためには、構成や内容、文体などに気をつける必要があります。そのうえで、「読み手への意識」の重要性を認識し、作成することが大切です。この研修では、最初にわかりやすい文章の書き方を知識として学び、多くのワークを通して実践することで、わかりやすいビジネス文書の作成方法を、現場で使えるように習得していただきます。

※メールの書き方に特化した「ビジネスメール研修」や、文章の要約に特化した「要約力向上研修」もございます。お気軽にご相談ください。

研修概要

ビジネス文書を書くうえで大切なことを理解し、わかりやすい文章を書くためのポイントや、ビジネスにおいては読み手を意識することが重要であるということを学んでいただきます。実際に報告書を書く練習をすることで、研修の中で文書作成スキルを向上していただきます。［目安：6～7時間］

カリキュラム

Ⅰ．ビジネス文書で大切なこと

ビジネス文書がわかりにくかった場合、どのようなことが起こるでしょうか。ビジネス文書を書くうえで大切なことは、文書の目的を明確にすることです。目的を意識しなければ、読み手には伝わりにくいものになってしまうでしょう。まず研修の冒頭で、ビジネス文書を書く際に大切なことを、学んでいただきます。

Ⅱ．わかりやすい文章とは

ここでは、わかりやすい文章を書くために押さえておかなくてはならないポイントを学びます。ポイントの１つは文の長さです。ダラダラと長く続く文章を読んだときに、わかりにくと感じたことはないでしょうか。１文の長さは、多くても６０文字におさえなくてはなりません。また、主語や述語を明確にすることや、誤字脱字をしないといった基本的なことも再確認していただきます。

Ⅲ．わかりやすい文章の構成

読んですぐに理解できる文章には、構成に工夫がされています。ここでは、わかりやすい文章を書くための４つの構成パターンについて、学んでいきます。例えば、「全体」を示してから「詳細」を述べる方法です。読み手はまず全体像をつかむことができ、詳細についても理解しやすくなります。このような構成の組み立て方を学んだ後、実践で使えるようにワークを行っていきます。

Ⅳ．読み手を意識する

文章を書くうえで最も大切なことは「読み手を意識する」ことです。相手が、一度読んだだけでわかるように書くことが、重要です。そのためには、相手の気持ちになって読み返す必要があります。また、１度だけではミスを見落してしまうことがあるため、見直しを２回行うなど、読み手を意識した文書の作り方について学んでいただきます。

Ⅴ．わかりやすい報告書の書き方

仕事の中で報告書を作成する場面は多いのではないでしょうか。報告書をわかりやすく書くことは、仕事を円滑にするためにも、とても大切です。まずは、「結論」のあとに「詳細」を述べる構成を意識しましょう。また、情報を漏れなく書くことや、箇条書きを使用すること、文体を統一することなども、報告書を書く際には欠かせないポイントです。ここでは、そのポイントを踏まえて「自分の仕事について報告書を書く」というワークを行い、実践的に学んでいただきます。

Ⅵ．報告書の書き方演習

ここまで学んできた内容をさらに実践に落とし込むため、「本日の研修に関する報告書を書く」というワークを実施します。個人ワークの後にはグループワークを行い、学び合いを通して研修内容への理解をさらに深めていきます。

Ⅶ．現場で実践すること

研修での学びを現場へ持ち帰っていただくために、現場でのビジネス文書作成の際に、自身が行っていきたい方法や意識していきたい点について、自分なりに考えていただき、研修の総括とします。