時間外労働への厳しいまなざしが向けられる昨今、業務改善の重要性が叫ばれる機会が増えているのではないでしょうか。また、技術革新が進むなかで、業務改善の必要性を感じている方も多いかもしれません。しかしながら、いざ改善しようと思っても、その方法を知らなければ、何から手をつけていいのか分からず、なかなか進まないものです。業務改善を行うためには「現状把握」「問題点の洗い出し」「真の原因の特定」「課題設定」「改善策の策定」「改善策の実行」というステップが必要です。これらを着実に実行することが、業務改善につながります。この研修ではワークを通して、一つひとつのステップを実務と照らし合わせながら行っていただき、業務改善計画を立てて実践に落とし込んでいただきます。

 組織として、チームとして業務を改善することの重要性を理解し、具体的にどのような手順で進めていくかを学んでいただ きます。自身の所属しているチームにあてはめて考えることで、現場での業務改善活動に繋げていただきます。［目安:6 ～7時間］

Ⅰ．業務改善の重要性

研修の冒頭で、業務改善をしないことによるデメリットについて考え、その重要性を改めて認識していただきます。組織や働く個人、そしてお客様にとってどのようなメリットにつながるのかを知り、業務改善の手順を確認していただきます。

Ⅱ．現状を把握する－自分の部門の業務を知る

業務改善をおこなうためには、現状の把握が不可欠です。自部門全体ではどのような業務があり、また所属するメンバーそれぞれが何を担当しているのか、ということを明確化する必要があります。ワークでは自部門のメンバーの業務を実際に書き出していただきます。

Ⅲ．あるべき姿を知る－他の部門から学ぶ

自部門のあるべき姿とはどのようなものでしょうか。あるべき姿を知るために他から学ぶという方法があります。モデルとなる部門や、成果をあげている部門を積極的に訪ね、学ぶことはあるべき姿を知る有効な手段の一つなのです。

Ⅳ．部門の課題を認識する

部門の課題を認識するためには、まず業務上の問題を洗い出す必要があります。問題と一言に言っても、トラブルやクレームなどわかりやすいものもあれば、他と比較したり注意深く見たりしなければ分からない、気づきにくいものもあります。その問題の原因を一つひとつ深掘りし、真の原因を特定しましょう。真の原因を解決する方法が、部門の課題ということになるのです。ここではワークを通して真の原因を見つけ出し、課題を設定する方法を学んでいただきます。

Ⅴ ．改善策を考える

課題が明確になったら、次は施策を策定する必要があります。ルールを決める、業務フローを見直す、設備を導入するなど、考えられる施策を洗い出していきましょう。そして緊急性や重要性、人員、コストなどから勘案し施策の優先順位をつけることが大切です。ワークでは実際の課題を導きだし、改善策の策定までおこなっていただきます。

Ⅵ ．改善活動に取り組む

改善活動に取り組むためにはやるべきことの洗い出しと共に、活動のスケジュールを立てることが重要です。なるべく明確にスケジュール化することで、行動に落とし込みやすくなります。また分担をしっかりと決めることも大切です。それらを踏まえたうえで、ここでは実際に自分の部門の改善計画を書き出していただきます。

Ⅶ  ．現場で行う業務改善活動

研修の最後に、この研修を通して策定した「業務改善計画に基づく取り組み」について、それぞれ発表していただきます。策定したものは実行してこそ意味があります。研修終了後はご自身が学んだことを実践で活かしていきましょう。

・職場の問題を見つける上で、観察力が非常に重要であることを再認識しました。特に、変化がないことや差が少ないことにこそ着目すべきだという点は、新鮮な視点でした。また、問題と課題の違いや課題設定の方法についても学ぶことができました。全体を通じて、自分のケースを引き合いに出しながら具体的な手法を学べたので、非常に有益でした。

・各課で感じている課題とその改善策を共有できて良かったです。その部署に行った際にも、状況をきちんと把握し、気づきにくい問題に気づけるよう意識を持って取り組んでいきたいと思います。

・自分や職員の業務を整理し、振り返ることで課題を明確にし、解決に向けて実際に行動していく必要性を強く実感しました。また、自分がまだ全体を把握できていないことや、改善策を見つける能力が足りないことを痛感しました。

・対面の研修は良いと感じました。研修自体ももちろん有益でしたが、特に意見共有の場があり、職場間の風通しや他の職場の状況についての相互理解が深まる点がとても良かったです。

・日々の業務を進めることや慣れることに追われ、全体像や現状の把握があまりできていないことに気づきました。今日の研修の中でアウトプットを行うことで、問題点に少しずつ気づくことができました。このことから、すぐにでも改善に取り組めると感じました。

・日頃の業務の問題点を考える良い機会となりました。普段は問題を集中して考える時間を確保できていませんが、今回の研修でじっくり考えることができました。問題の真の原因を考えるのは非常に大変でしたが、今後もその真の原因をしっかりと見極めていきたいと思います。

・業務改善については、日頃の業務に追われて必要性は感じていましたが、なかなか着手できていませんでした。本日の研修を受けて、業務改善の取り組みとして、真の原因をしっかりと書き出して理解することが最も重要だということがわかりました。また、真の原因を見つけ、課題の設定、改善策の決定、実行計画、そして実践という順序で進めることを学びました。

・3時間の研修があっという間に感じました。あれもこれも一度に解決しようとするのではなく、まずは具体的に取り組みやすい部分から着手し、改善されたという達成感をチーム全体で感じながら共有し、進めていけたらと思います。

対面型、オンラインのいずれでも対応可能です。オンラインでの実施の場合は、Zoomを利用しての開催となります。詳細は、オンライン研修の方法をご参照ください。

企業様に合わせてカスタマイズして実施することも可能です。お気軽にお問合せください。

研修・教育サービス