業務効率化研修-業務効率化を図って生産性を向上-

「仕事が多すぎて毎日残業ばかり」「業務を効率化するように言われるけれど、具体的にはどうしたらいいの？」そのように悩んでいるビジネスパーソンは多いかと思います。しかし残念ながら「これさえ行えば劇的に業務が効率化される」という特効薬のようなものは存在しません。それでは諦めるしかないのでしょうか？もちろんそんなことはありません。業務効率化は、細かいテクニックを数多く学び、一つ一つ実践することで、確実に実現することができます。そしてそれにより、生産性を向上させることができるのです。この研修では、そんな多くのテクニックを学び、実践できるようになっていただきます。働き方改革に取り組んでいる企業様にもお勧めの研修です。

研修概要

業務効率化を実現するためには、大きく分けて下記２つの方法があります。

A．１つ１つの作業時間を減らす＝作業の「スピード」を上げる

B．作業の「量」を減らす

この研修では、これらの方法について、多くのテクニックを学んでいただきます。

カリキュラム

Ⅰ．業務効率化とは

研修の冒頭で、業務効率化とは何かということを考えていただきます。よく使われる言葉ではありますが、具体的に何をしたら良いのでしょうか。そこでまずは「業務」とはどういうものなのかを考えていただきます。一つの業務は、複数の作業から構成されています。たとえば「会議の議事録の作成」という業務であれば、下記の複数の作業に分解することができます。

・会議の議事録を取る･･･作業A

・見直し・修正をする･･･作業B

・参加者に議事録のデータを送る･･･作業C

こうした考え方を理解した上で、業務を効率化させる方法を学んでいただきます。

Ⅱ．作業の「スピード」を上げる

前述の通り、一つの業務は複数の作業から構成されています。そこで一つ一つの作業の時間を減らす＝作業の「スピード」を上げることで、業務を効率化させることができるのです。ここでは、作業の「スピード」を上げる方法を学んでいただきます。

Ⅲ．作業の「量」を減らす

作業の中には、減らせるものがある場合があります。作業の「量」を減らすという考え方です。ここでは作業の「量」を減らす方法を学んでいただきます。

Ⅳ．日常生活で実践すること

研修で多くの手法を学んだとしても、日常生活で実践しなければ業務効率化は実現されません。そこで研修の最後には、この研修で学んだ内容のうち、日常生活で自身が実行する内容を考えていただきます。

業務効率化研修（６～７時間）

Ⅰ．業務効率化とは？

～なぜ業務の効率化が必要なのか？

ー業務を効率化させないと、何が起きてしまうかー［ディスカッション］

Ⅱ．作業の「スピード」を上げる

１．「早く作業をしよう」とする意識で業務スピードは上がる

・作業時間を10%短縮させると1時間早く仕事が終わる　・具体的に何をしたらいいか

ー自分がすべき仕事の業務内容と所要時間(目標)を書いてみるー［個人ワーク］

２．ざっくりと作業計画を考えることで作業時間が短縮される

・計画的に作業をするために行うこと

３．似たような作業をまとめて行うことで処理速度が上がる

・作業時間を分解してみる

４．パソコンのちょっとした機能や無料アプリを活用することでムダな時間が削減される

・パソコンの辞書ツール　・スマホの音声入力アプリ　・ショートカットキーを覚えられない要因と対策

ー仕事を効率的に行うために工夫をしていることを共有するー［ディスカッション］

Ⅲ．作業の「量」を減らす

～「面倒だなあ」と感じる日常業務＝効率化の余地がある業務

１．優先順位をつけて「やらない」業務を決める

・緊急性と重要性の２軸で優先順位を決める

ー自分の日常業務を緊急性・重要性の２軸にあてはめるー［個人ワーク/共有］

２．書類やデータを整理整頓することで探す作業を減らす

・書類・データの整理整頓のコツ

・パソコンデータの整理整頓のコツ

３．ミスを減らすことで手戻りの作業を減らす

・ミスを大幅に減らすコツ　・２回の見直し　・原因究明と再発防止策の策定

ー自分自身がミスをした内容について、原因と再発防止策を考えるー［個人ワーク/共有］

４．他のメンバーに「仕事を振る」ことで自分の業務を減らす

・「仕事を振る」ことが苦手な人の考え方　・他のメンバーを巻き込むコツ

Ⅳ．日常生活で実践すること

ー現場で実践することを考えるー［個人ワーク］

受講者の声・感想

・資料がわかりやすく、実践的な内容だと感じた。

・会社では「働き方改革」「生産性向上」とさかんに言われているが、今一つどう取り組んだら良いかがわからなかった。そんな中で受講して、様々なヒントを得ることができた。

・業務効率化のためのツールはこれまでにも色々と試してみたが、研修を受講して、パソコンやスマホのアプリを使った効率化の手法についても学ぶことができた。

・他の人はどんな取り組みをしているのかを、ディスカッションの時間に聞くことができ、とても勉強になった。

・作業をする際に、所要時間の目標を設定すると良いということを学んだ。これから現場で実践するようにしたい。

・会社として業務の効率化を図るためには、私たち個人の努力が不可欠であると感じた。残業が多いことを会社のせいにするのではなく、自分自身で改善していくようにしたい。

・業務効率化に関するセミナーは以前にも受講したことがあったが、それとも異なる視点であったため、多くの気づきを得ることができた、大変有意義な時間だった。

・ショートカットキーや辞書ツールなど、今後活用できる手段を学べたので、さっそく実践していきたい。また、自分の仕事量を把握し、1日で終えられる量なのかを確認しながら、時間配分を調整して進めていこうと思う。

・自分自身の作業効率だけでなく、後輩指導のポイントにもつながる話があり、非常に参考になった。業務を進める上での意識や計画を立てるコツが多く得られたので、それらを試しながら自分のルーティンを確立していきたい。これまで苦手意識があったが、今回学んだポイントを活かして取り組んでいきたいと思う。

・効率化については自分なりに取り組んでいるつもりだったが、今回の研修で新たな学びを得ることができた。例えば、To-Do リストは作成していたものの、目標時間の設定までは行っていなかった。1分の無駄でも削減しようとする意識が大切だと学んだ。今日学んだことを、さっそく日々の業務に取り入れていきたい。また、係内でも共有し、チーム全体の効率化につなげていきたい。

・ショートカットキーなど、すぐに業務に生かせるものに加え、業務の仕分け方や優先順位の付け方など、長期的に見ても役立つ内容を学ぶことができた。

・これまで使用していなかった辞書ツールやショートカットキーを積極的に活用していきたい。また、研修に参加していない職員にも内容を共有したい。さらに、スピードを意識しすぎて正確性がおろそかにならないよう、注意して取り組みたい。

・これまでは、その日の予定や目標を頭の中で考えていたが、今回の研修を通じて、To-Do リストを作成し、目標時間や実際にかかった時間を可視化することで、今後の業務の効率化につなげていきたいと感じた。